Optimaliseren ondersteunende processen

Ontwikkelingen ICT

Een nieuw ICT fundament 

Het project ICT Fundament heeft als doel een kwaliteitsimpuls voor de ICT-infrastructuur van Auris te realiseren zodat deze klaar is voor de uitdagingen waar Auris voor staat. Dit project loopt in 2023 door.

Na een uitgebreide en zorgvuldige Europese aanbestedingsprocedure in 2022, is ICT dienstverlener Axians, geselecteerd tot ICT-infrastructuur partner. Axians heeft hierop voor Auris een toekomstbestendig dienstverleningsmodel ingericht. Vervolgens heeft Auris een kwaliteitscontrole uitgevoerd, onder andere voor de internetverbindingen, de netwerken op locaties inclusief de wifi, automatisering op de werkplekken, de servers en telefonie. Een belangrijk aspect was ook hoe de migratie van de oude naar de nieuwe situatie zo soepel mogelijk zou kunnen verlopen. Begin 2023 starten de migraties.

Identity Governance and Administration (IGA)

De medewerkers van Auris worden in het HR-systeem ‘MijnAuris’ geregistreerd. Het project IGA heeft als doel accounts/gebruikers voor werkplekken en informatiesystemen (bijvoorbeeld Parnassys en het nieuwe Elektronische Cliënten Dossier ONS, vanuit het project Zorg in Zicht) automatisch aan te maken, te wijzigen en te verwijderen. Na afronding van dit project zal het aanvragen en aanmaken van gebruikeraccounts snel en eenduidig verlopen. Er is maar één ingang: MijnAuris. De rest verloopt automatisch. Eventuele noodzakelijke uitzonderingen kunnen worden geregistreerd en aangepast. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld afdelingsdocumenten tot alleen de betreffende afdeling worden afgeschermd.

Zorg in Zicht

Binnen Auris werken twee systemen om de aanmeldingen en het zorgproces te faciliteren. Dit zorgt voor dubbele handelingen en verspreiding van informatie. Daarnaast zorgen de huidige systemen voor veel handmatige werkzaamheden om de gewenste (stuur)informatie op te stellen. Om de werkprocessen beter te ondersteunen, is een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier nodig. Na een gedegen selectieproces is de keuze gevallen op het systeem ONS van Nedap. De Raad van Bestuur heeft eind 2022 akkoord gegeven voor de aanschaf en implementatie van ONS. Begin 2023 zijn de contracten ondertekend

Parallel aan de selectieprocedure is het project Zorg in Zicht ook inhoudelijk gestart. De verschillende werkprocessen zijn geanalyseerd en er is een inventarisatie gemaakt van de verschillende ‘schaduwadministraties’ in de processen. Dit maakte duidelijk hoe Auris de processen ondersteund wil hebben en welke (stuur)informatie vanuit het systeem gewenst is. Daarnaast worden de gegevens uit de oude systemen ook geconverteerd naar ONS en worden diverse koppelingen gemaakt. Bijvoorbeeld om gegevens (declaraties) met de zorgverzekeraar te kunnen uitwisselen, maar ook intern met de meetapparatuur

Door vanuit één centraal Elektronisch Cliënten Dossier-systeem te gaan werken, krijgt Auris meer overzicht van de werkzaamheden en inzicht in de dienstverlening aan cliënten. Als het project is afgerond, kan de toekomstige cliënt of diens ouders zich via de website van Auris digitaal aanmelden, al blijft het mogelijk om telefonisch of via de post aan te melden. Tevens heeft de cliënt toegang tot zijn of haar dossier en afspraken via een persoonlijke app. Niet alleen Auris Zorg maar ook de aanmeldpunten en de Commissie van Onderzoek worden in deze nieuwe werkwijze ondersteund door ONS. Daarnaast wordt er een koppeling tot stand gebracht met de leerlingadministratie zodat ook bij de overgang naar onderwijs zoveel mogelijk dubbele handelingen worden voorkomen.

Zintuiglijke gezondheidszorg-bekostiging 2020 (inclusief zorgaanbod)

Het project ZG2020 had als doel het ontwikkelen van een vernieuwd, (financieel) toekomstbestendig en kwalitatief hoogwaardig zorgaanbod op de peuterbehandelgroepen voor kinderen met een TOS en kinderen met een auditieve stoornis. Ervaringen tijdens de pandemie met zorg op afstand, de slagkracht van de afdeling Innovatie van Auris, inzichten van Deelkracht en de nieuwe bekostiging van de zintuiglijke gezondheidszorg per 2020 zijn als input gebruikt voor het vernieuwde aanbod.

Met zorgprofessionals van verschillende disciplines en met verschillende aandachtsgebieden is gedurende een zorgvuldig doorlopen proces het inhoudelijke beleid en de organisatie van de peuterbehandelgroepen vernieuwd. Na de zomersluiting in 2022 zijn alle peuterbehandelgroepen succesvol omgevormd naar tweedaagse behandelgroepen met een plusaanbod. Het plusaanbod is nieuw en omvat zorg op maat voor ouder en kind in de vorm van diverse modules, zoals indirecte logopedie, cursussen of ambulante behandeling. Een tweede vernieuwend element in het zorgaanbod is de schakelfunctie van de pedagogisch behandelaar tussen de peuterbehandelgroep en ouders. De pedagogisch behandelaar denkt mee, adviseert en coacht de ouders in wat zij kunnen doen in de thuissituatie om de behandeling nog effectiever te maken. Een derde vernieuwend element is dat door inzet van innovatieve middelen, zoals de Klank Articulatie Tool er meer maatwerk geleverd kan worden op de behandelgroep. Tot slot is het programma ‘Taal doe je samen’ als structureel onderdeel toegevoegd aan het aanbod. Dit betreft vier themaochtenden met ouder en kind, waarin aandacht is voor psycho-educatie en oefening met als doel de ouderbetrokkenheid te vergroten en handvatten voor behandeling thuis aan te reiken.

Met de vernieuwingen in het zorgaanbod bij de peuterbehandelgroepen vergroot Auris de doelmatigheid van deze zorgvorm. Maatwerk en samenwerking met ouders zijn succesfactoren in de behandeling. Op basis daarvan wordt verwacht dat het vernieuwde behandelaanbod de behandeling effectiever zal maken. Op meerdere momenten en op verschillende manieren zal het resultaat en de financiële impact van het vernieuwde aanbod worden gemonitord en geëvalueerd.

Business Intelligence

Business Intelligence verzamelt gegevens uit de verschillende systemen van Auris, verwerkt deze ruwe data tot bruikbare informatie en laat cijfers en trends zien. De beschikbare informatie draagt bij aan onderzoek ten behoeve van de doelgroepen van Auris. Daarnaast kunnen op verschillende niveaus beter onderbouwde besluiten worden genomen en kwaliteitsverbeteringen worden geïnitieerd. Er wordt in een multidisciplinair team van technische en inhoudelijke experts gewerkt. In het eerste kwartaal van 2022 lag de focus van het team nog op de data in het onderwijs. Daarna is deze verschoven naar cliëntenstromen in de zintuiglijke gezondheidszorg. Teamleiders, bestuur, directieleden en adviseurs kregen uitleg over en toegang tot de rapporten Leerlingenstromen en Samenwerkingsverband in de webapplicatie Microsoft Power Business Intelligence. In deze rapporten kunnen ze op ieder gewenst moment verschillende kritieke prestatie indicatoren en de ontwikkeling gedurende bepaalde periodes bekijken. Ook komen steeds meer gegevens met betrekking tot de aanmelding en het in zorg komen van cliënten beschikbaar.

Actualiseren Allocatiemodel

Stichting Onderwijs Koninklijke Auris Groep ontvangt financiering van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De middelen worden vervolgens over de verschillende onderwijsdiensten verdeeld. Tot aan 2022 zijn de middelen intern verdeeld op basis van het aantal leerlingen met een standaardbedrag per leerling, gebaseerd op het arrangement en de ondersteuningsbehoefte.

In 2022 heeft Auris een beperkt andere invalshoek in de verdeling naar de verschillende diensten gebruikt. Hierbij is ook gekeken naar de behoefte per (onderwijs)dienst in tegenstelling tot alleen de verdeling per leerling. Deze verdeling naar de behoefte toont overigens zeer beperkte verschillen met de verdeling per leerling. Voorafgaand aan de verdeling over de verschillende onderwijsdiensten vindt een verdeling van de bovenschoolse middelen plaats. In 2022 was dit ruim 11% van het totaal beschikbare budget vanuit de lumpsumbekostiging.

Risico inventarisatie & evaluatie

De achterstand in het herijken van de risico inventarisatie & evaluaties van alle locaties die was ontstaan tijdens de COVID-19 pandemie, is in 2022 weggewerkt. Een overzicht van de status per locatie werd opgesteld en met belanghebbenden gedeeld. Lokale preventiemedewerkers zijn door de centrale preventiemedewerker ondersteund bij het oplossen van verbeterpunten. Daar waar nodig werden nieuwe risico inventarisatie & evaluaties uitgevoerd. Door het in regie nemen van deze processen door de centraal preventiemedewerker, het vinden van een nieuw volgsysteem en de start van het inrichten van een Plan–Do–Check-Act-proces is de veiligheid van leerlingen, cliënten, medewerkers en andere bezoekers van de Auris-locaties verder toegenomen.